Zarządzanie czasem - Lista kontrolna

Właściwe podejście do czasu nie wymaga stosowania skomplikowanych narzędzi, programów, płatnych poradników traktujących o tym, jak skutecznie określić cele. Zarówno w pracy, jak i w życiu codziennie mamy do wykonania wiele różnych zadań. Bardzo często trudno je wszystkie „ogarnąć” i w efekcie całymi godzinami snujemy się po biurze, czy domu rozmyślając nad tym, ile to mamy do zrobienia i jak mało czasu. Siłą rzeczy tracimy cenne minuty na „nicnierobienie” i w efekcie zaczynamy odczuwać paraliżujący stres. Właśnie dlatego konieczne jest ustalenie priorytetów. Niezbędna będzie do tego kartka papieru oraz długopis. Oto, co należy zrobić:

Wyznaczanie celów

Aby skutecznie zarządzać czasem musisz mieć cel. Pomyśl o celach jak o finalnych efektach działania. A o działaniu jak o procesie, który musisz wykonać by je zrealizować. Spisz wszystkie cele do zrealizowania.
  • Cele - Do czego dążysz?
    Zidentyfikuj finalne, możliwe do wykonania cele
  • Proces - Co musisz robić?
    Zidentyfikuj jakie działania trzeba podjąć by je zrealizować

Planowanie

Masz już konkretne wyznaczone cele, co dalej? Po ustaleniu celów trzeba zastanowić się nad tym, ile czasu musimy poświęcić na poszczególne zadania.
  • Czas - Ile potrwa proces?
    Wyznacz sobie realny czas na wykonanie poszczególnych zadań

Podejmowanie decyzji

Teraz, gdy wiesz ile czasu zamierzasz poświęcić, podejmujesz najważniejsze decyzje.
  • Decyzja - Kto, jak i w jakiej kolejności?
    Ustal sobie priorytety i sposób wykonania celu

Realizacja

Przystępujemy do działania! Nie odkładaj na później – mniej celów, to lepsza efektywność. Wykonując najważniejsze zadania ze swojej listy pamiętaj, aby skupić się na każdym z nich osobno, w wyznaczonym przez siebie czasie.
  • Harmonogram - Kiedy dokładnie?
    Stwórz harmonogram zadań i pracuj zgodnie z nim
  • Analiza - Na jakim jesteśmy etapie?
    Bądź na bieżąco z kolejnością działań i wymaganymi zasobami

Monitorowanie

Jaki jest efekt naszego działania?
  • Wyniki - Co osiągnęliśmy?
    Kontroluj swoje wyniki. Określ czy są zadowalające
  • Korekta - Czy czas zmienić cele?
    Na pewnym etapie. Np. po odniesieniu sukcesu, należy określić nowe cele